KI & Automatisierung aus Wien

mowa.studio sieht sich die Abläufe in Ihrem Unternehmen von Grund auf an: wie Anfragen hereinkommen, wo Daten doppelt eingetippt werden und welche Arbeit sich jede Woche wiederholt. Dann verbessern wir sie Schritt für Schritt – mit verbundenen Systemen, automatisierten Prozessen und KI dort, wo feste Regeln nicht reichen. Schnittstellen haben wir bereits zu Xentral und Justimmo gebaut. Die Entscheidungen trifft die KI nicht, sie bleiben bei Ihrem Team – so halten wir es auch im eigenen Studio.

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Auf einen Blick

  • Ansatz: Abläufe zuerst
  • Entscheidungen: bei Ihrem Team
  • Preis: nach Umfang

Was Sie bekommen

  • Abläufe von Grund auf — Wir gehen mit Ihnen durch, wie Anfragen, Angebote und Rechnungen heute durch Ihre Systeme laufen, und zeigen, welche Schritte sich mit Software, Schnittstellen oder KI automatisieren lassen. Daraus entsteht ein Umsetzungsplan mit klarer Reihenfolge.
  • Systeme verbinden — Website, E-Mail, Kalender, CRM und Warenwirtschaft tauschen Daten über Schnittstellen aus, soweit die Systeme das zulassen – wie bei Solarsolution zwischen Shop und Xentral.
  • Daten aus Dokumenten — Daten aus Rechnungen, Lieferscheinen oder Formularen auslesen und in Ihre Systeme übernehmen. Weil KI dabei Fehler macht, legen wir fest, was Ihr Team vorher prüft.
  • KI im Postfach & Chat — Entwürfe für Antworten und Angebote, die Ihr Team prüft und freigibt. Auf Wunsch ein als KI gekennzeichneter Website-Chat; weil er ohne vorherige Prüfung antwortet, legen wir fest, worüber er Auskunft gibt und wann er an Ihr Team übergibt.
  • Entwürfe mit KI — Entwürfe für Texte, Übersetzungen und Bildideen, so wie wir KI auch selbst nutzen. Vor der Veröffentlichung liest jemand, der Ihr Unternehmen kennt, jede Aussage.
  • Datenschutz & Team — Wir prüfen, wo ein Dienst Daten verarbeitet und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag möglich ist, und schulen Ihr Team auf die neuen Abläufe ein.

So läuft es ab

  1. Erstgespräch — Kostenlos und unverbindlich: wo es heute hakt, welche Systeme Sie nutzen und was sich ändern soll.
  2. Bestandsaufnahme — Wir gehen Ihre Abläufe Schritt für Schritt durch und legen fest, was zuerst automatisiert wird, wo KI hilft und wo eine einfache Regel reicht.
  3. Umsetzung & Test — Wir bauen die Automatisierung, prüfen sie mit Testdaten und Fällen aus Ihrem Alltag und legen fest, was passiert, wenn ein System nicht antwortet.
  4. Einschulung & Betreuung — Ihr Team lernt die neuen Abläufe kennen. Auf Wunsch überwachen wir die Automatisierung und bauen sie weiter aus.

Was es kostet

Der Aufwand hängt davon ab, wie viele Abläufe und Systeme betroffen sind und welche Schnittstellen es gibt. Laufende Kosten für KI-Dienste, Lizenzen oder Hosting kommen dazu und richten sich nach Anbieter und Nutzung. Nach einem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein Angebot mit klarem Umfang.

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Häufige Fragen

Welche Prozesse lassen sich mit KI automatisieren?

Vor allem wiederkehrende Arbeit: Anfragen sortieren und weiterleiten, Daten aus Rechnungen oder Formularen übernehmen, Antwort- und Angebotsentwürfe vorbereiten oder Daten zwischen Website, CRM und Warenwirtschaft abgleichen. Nicht jeder Ablauf braucht KI. Wo feste Regeln reichen, ist eine einfache Automatisierung vorhersehbarer; KI hilft bei frei formulierten E-Mails oder uneinheitlichen Dokumenten. Was sich bei Ihnen lohnt, zeigt die Bestandsaufnahme.

Was kostet KI-Automatisierung für ein kleines Unternehmen?

Das hängt davon ab, wie viele Abläufe und Systeme betroffen sind und welche Schnittstellen es gibt. Dazu kommen laufende Kosten für KI-Dienste, Lizenzen oder Hosting, je nach Anbieter und Nutzung. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein Angebot, in dem auch Betreuung und Fehlerüberwachung erkennbar sind.

Ist KI-Automatisierung DSGVO-konform?

Das hängt vom einzelnen Dienst und Ablauf ab. Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, gilt die DSGVO auch für KI, verantwortlich bleibt in der Regel Ihr Unternehmen. Wir prüfen deshalb, wo ein Dienst Daten verarbeitet, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag möglich ist und ob Daten in Drittländer wie die USA gehen. Abläufe planen wir so, dass nur die nötigen Daten verarbeitet werden, und getestet wird zuerst mit Testdaten. Die Datenschutzerklärung muss zu den tatsächlich eingesetzten Diensten passen.

Was verlangt der AI Act von Unternehmen, die KI nutzen?

Stand Oktober 2026: Unternehmen, die KI beruflich einsetzen, müssen seit 2. Februar 2025 Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden setzen, etwa Schulungen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau oder ein Zertifikat schreibt der AI Act nicht vor. Seit 2. August 2026 müssen Menschen erkennen können, dass sie mit einem KI-Chatbot sprechen. Den Hinweis planen wir von Anfang an ein. Strengere Regeln für Hochrisiko-Anwendungen, etwa bei der Auswahl von Bewerbern, gelten ab 2. Dezember 2027. Mehr erklärt die KI-Servicestelle der RTR.

Ersetzt KI unsere Mitarbeitenden?

Das ist nicht das Ziel. KI kann Routinearbeit wie Sortieren, Abtippen und erste Entwürfe übernehmen. Sie macht dabei Fehler und kann Angaben erfinden, die überzeugend klingen; deshalb bleiben Prüfung und Entscheidungen bei Ihrem Team. Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für Menschen, etwa über eine Bewerbung, dürfen nach der DSGVO in der Regel nicht ausschließlich automatisiert fallen.

Brauchen wir dafür eine eigene IT-Abteilung?

Nein. Wir brauchen Zugänge zu den betroffenen Systemen, eine Ansprechperson, die die Abläufe kennt, und Beispiele aus Ihrem Alltag. Technik, Schnittstellen und Tests übernehmen wir. In der Einschulung lernt Ihr Team, die neuen Abläufe zu bedienen und Ergebnisse zu prüfen.

Wie führen wir KI im Unternehmen ein, und wie lange dauert das?

Am besten mit einem Ablauf, der oft vorkommt und klar abgegrenzt ist: ihn automatisieren, im Alltag testen und dann Schritt für Schritt erweitern. Wie lange das dauert, hängt vom Umfang ab. Den Zeitplan legen wir nach dem Erstgespräch und der Bestandsaufnahme fest.

Mit welchen KI-Tools arbeiten Sie?

Wir legen uns nicht vorab auf ein Werkzeug fest. Welche KI-Dienste, Automatisierungsplattformen oder eigenen Schnittstellen passen, hängt von Ihren Systemen, vom Datenschutz und von den laufenden Kosten ab. Im eigenen Studio nutzen wir KI-Modelle wie Claude und Gemini für Entwürfe und Code.

Gibt es in Österreich eine Förderung für KI-Projekte?

Förderprogramme ändern sich laufend, den aktuellen Stand prüfen wir im kostenlosen Erstgespräch. Stand Oktober 2026: KMU.DIGITAL ist ausgeschöpft und wird 2027 nicht fortgeführt, bei den KI-Programmen der aws ist kein Call offen. Bei der Wirtschaftsagentur Wien („Förderung Digitalisierung“) können kleine und mittlere Unternehmen mit einem Wiener Standort, der seit mindestens einem Jahr besteht, bis zur Einreichfrist am 31. Dezember 2026 einreichen: bis zu 50 % der förderbaren Kosten, höchstens €50.000, bei Projektkosten ab €10.000. Gefördert werden nur Digitalisierungsprojekte mit einem nachvollziehbaren Plan, die interne Abläufe verändern, keine Einzelmaßnahmen; eingereicht wird vor Projektbeginn, und die Einreichungen werden im Wettbewerb bewertet. Ein Folgeprogramm war im Oktober 2026 noch nicht angekündigt. Eine Förderzusage können wir nicht versprechen.

Hilft das auch, in ChatGPT gefunden zu werden?

Nicht direkt. Dass Google und KI-Assistenten wie ChatGPT Ihre Website lesen und empfehlen können, ist eine eigene Leistung: SEO, GEO & SEA. Auf dieser Seite geht es um KI und Automatisierung in Ihren eigenen Abläufen. Beides lässt sich kombinieren.

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